Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Codepun GmbH
c/o factory300 GmbH
Peter-Behrens-Platz 10
4020 Linz, Österreich
FN 687503 i, Landesgericht Linz
E-mail: kontakt@wichtlify.com
Web: https://wichtlify.com

Neem voor privacyverzoeken contact met ons op via het e-mailadres hierboven. Deze verklaring geldt voor wichtlify.com, de webapp en de iOS- en Android-apps, voor zover ze de backenddiensten van Wichtlify gebruiken.

2. Kort overzicht

Wichtlify verwerkt persoonsgegevens, zodat je groepen kunt maken, leden kunt uitnodigen, lotingen kunt uitvoeren, wensen kunt beheren, meldingen kunt ontvangen en Pro-functies kunt gebruiken.

Wichtlify is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Voer dergelijke gegevens daarom niet in bij groepsnamen, vrije tekstvelden, wensbeschrijvingen, afbeeldingen of berichten.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Het platform aanbieden: account, inloggen, groepsbeheer, privérollen, loting, wensen, uitnodigingen, meldingen en Pro-rechten op grond van artikel 6, lid 1, onder b, AVG.
Toestemming: optionele analysecookies, pushtoestemming, bepaalde e-mailkeuzes, de herinnering voor het volgende Secret Santa-seizoen en gedocumenteerde privacybevestigingen op grond van artikel 6, lid 1, onder a, AVG.
Gerechtvaardigde belangen: beveiliging, misbruikpreventie, foutanalyse, support, interne productmeting en een betrouwbare werking van de dienst op grond van artikel 6, lid 1, onder f, AVG.
Het land van je account: als je bent ingelogd, leiden we uit het IP-adres van je verzoek af in welk land je Wichtlify gebruikt, en slaan we dat op als landcode bij je account. We gebruiken het om je in de app meldingen en aanbiedingen te tonen die voor jouw land gelden, en om te zien in welke landen Wichtlify wordt gebruikt. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigde belang om je op een manier aan te spreken die bij je land past, waaronder direct marketing binnen de app, en om te begrijpen in welke landen Wichtlify wordt gebruikt (art. 6, lid 1, onder f, AVG). Je kunt op elk moment en zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen het gebruik van je land, ook als het voor direct marketing dient (punt 12).
Beschikbaarheid in je land: als je een account maakt, een groep of een concept daarvan instelt, of je aanmeldt voor de herinnering voor het volgende Secret Santa-seizoen, controleren we aan de hand van het IP-adres van je verzoek of je Wichtlify gebruikt vanuit een land waar we het aanbieden (momenteel 44 Europese landen, waaronder alle EU-landen). Vanuit elk ander land weigeren we het verzoek. Als je inlogt met Apple of Google, of met een code op de website, bepalen we ook het land, maar we weigeren alleen als het inloggen een nieuw account zou aanmaken. Andere aanmeldingen of het opnieuw instellen van je wachtwoord controleren we niet: met een bestaand account kun je vanuit elk land inloggen. Als het land niet kan worden bepaald, laten we het verzoek door. Bij vpn- of proxyverbindingen kan de controle onjuist zijn. Hiervoor slaan we het IP-adres niet op. De controle dient niet voor marketing. Ze vindt daarom ook plaats als je bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van het land van je account (punt 12). De rechtsgrond voor de controle is ons gerechtvaardigde belang om Wichtlify alleen aan te bieden waar we ervoor verzekerd zijn (art. 6, lid 1, onder f, AVG). We tellen geweigerde verzoeken per land en per dag, zonder verband met een persoon. Als je bij een geweigerd verzoek bent ingelogd op je account, noteren we bij je account wanneer, vanuit welk land en voor welke actie het verzoek is geweigerd en of het van de website of de app kwam, hooguit één keer per uur. Punt 8 vermeldt hoe lang we deze notitie bewaren. Zo kunnen we vragen over een weigering beantwoorden, herkennen of de controle iemand ten onrechte tegenhoudt en aantonen dat we Wichtlify niet hebben aangeboden buiten de landen waar we het aanbieden. De rechtsgrond voor deze notitie is ons gerechtvaardigde belang bij deze doeleinden (art. 6, lid 1, onder f, AVG).
Wettelijke verplichtingen: bewaring van boekhoudkundige, fiscale, bewijs- of beveiligingsgegevens waar dat vereist is op grond van artikel 6, lid 1, onder c, AVG.

4. Gegevenscategorieën en functies

We ontvangen gegevens van jou, van groepsbeheerders of organisatoren, van uitgenodigde leden, van je apparaat of browser, van app-stores en inlogproviders en van technische systemen, voor zover dat voor de betreffende functie nodig is.

Account en authenticatie: naam, e-mailadres, wachtwoordhash, e-mailverificatie, taal, e-mailinstellingen, inlogtokens, API-tokens van de app en, bij inloggen met Google of Apple, provider-ID, geverifieerd e-mailadres en doorgegeven naam. ID-tokens worden gebruikt voor verificatie en niet als profielinhoud opgeslagen.
Land: de landcode die uit het IP-adres is afgeleid (bijvoorbeeld AT) en het tijdstip waarop die voor het laatst is bepaald. Het IP-adres wordt hiervoor niet opgeslagen. Het opzoeken gebeurt op onze server (hosting zie punt 6) met de database “IP to Country Lite” van DB-IP (IP Geolocation by DB-IP, licentie CC BY 4.0); er worden geen gegevens over jou naar DB-IP gestuurd. Voor je account bepalen we het land hooguit één keer per dag. De beschikbaarheidscontrole (punt 3) vindt elke keer plaats en slaat hiervoor geen IP-adres op; wat we noteren als een verzoek wordt geweigerd, staat in punt 3. Bij vpn- of proxyverbindingen kan het land afwijken van waar je je werkelijk bevindt.
Registratie en groepen: groepsnaam, datum van het evenement, budget en valuta, groepstype, instellingen, naam van de organisator, e-mailadres van de organisator, namen van deelnemers, optionele e-mailadressen van deelnemers, uitsluitingen, lotingsstatus en toestemmingsregistraties met tijdstip, IP-adres en bron. Wanneer je je pagina in een groep opent, slaan we op wanneer je die voor het eerst en voor het laatst hebt geopend. De organisator van de groep ziet dit, zodat die weet wie er al is aangehaakt.
Uitnodigingen en privérollen: persoonlijke links, uitnodigingstokens, claimlinks, toegangstokens, vastgehouden uitnodigingen, e-mailbevestigingen en statussen die nodig zijn om een persoon aan een groep of privérol toe te wijzen.
Loting, wensen en inhoud: indelingen, wensteksten, wensafbeeldingen, vragen en antwoorden tussen gever en ontvanger, openbare groepsoverzichten, zichtbare verlanglijstjes en optionele huisstijlgegevens van de groep, zoals kleuren of afbeeldingen.
Terugblik na het feest: voor Pro-groepen tellen we per lid hoe vaak die zelf in een ronde een wens heeft toegevoegd of gewijzigd of een anonieme vraag heeft gesteld of beantwoord. Alleen dit getal wordt opgeslagen, zonder enig tijdstip. In de terugblik van de groep levert het hooguit de regel “Meest actief” of “Minst actief” op; het getal zelf wordt nooit getoond. Het wordt samen met de groep verwijderd.
Meldingen: meldingen in de app, e-maillogboeken, herinneringen, berichten aan de groep, identificatoren van pushapparaten, pushtokens, platform, omgeving, toegangstokens en verzend- en leesstatus.
Herinnering voor het volgende Secret Santa-seizoen: als je op je Secret Santa-pagina “Herinner me volgend jaar” kiest, slaan we je e-mailadres, je taal, het tijdstip van je toestemming en van je bevestiging en een sleutel voor het afmelden op. Hiervoor slaan we geen groep, naam, account of IP-adres op; de groep en de organisatoren zien je adres niet. Je krijgt eerst een e-mail met een bevestigingslink en daarna één enkele e-mail wanneer het volgende Secret Santa-seizoen begint (tussen 1 oktober en 31 januari). Als je adres in dat seizoen al onze uitnodiging voor organisatoren krijgt, sturen we je geen extra herinnering.
Pro en aankopen: product-ID, platform, transactie- of bestelidentificatie, aankooptoken, status, begin-, verval- en opzegdata, plus store-payloads, zodat de Pro-toegang kan worden geverifieerd en gesynchroniseerd. De betaling zelf wordt afgehandeld door de App Store of Google Play.
Support, beveiliging en bedrijfsvoering: IP-adres, user agent, tijdstempels, tellers voor snelheidsbeperking, foutenlogboeken, systeemgebeurtenissen, auditsporen van beheerders en technische verbindingsgegevens.

5. Cookies, lokale opslag, analyse en interne meting

Strikt noodzakelijk: sessie-, CSRF-, taal- en beveiligingsfuncties zijn nodig voor inloggen, formulieren, taalkeuze, persoonlijke links en app-API’s.
Openbare pagina’s: landings-, support-, juridische en sitemappagina’s worden bij een nieuw verzoek geleverd zonder sessie-, CSRF- of taalcookie. Taalwijzigingen gebruiken URL-paden zoals /de of /en; strikt noodzakelijke cookies worden alleen gemaakt wanneer dat nodig is voor inloggen, formulieren, persoonlijke links, taalvoorkeuren of app-functies.
Lokale opslag: de webapp slaat je cookiekeuze op, bijvoorbeeld consent.v2. Native apps slaan authenticatie- en rolgegevens op het apparaat op waar dat voor het gebruik nodig is.
Google Tag Manager en Google Analytics 4: analyse wordt alleen geactiveerd als je toestemming geeft. Zonder toestemming laden we geen Google-tags voor analyse en plaatsen we geen analysecookies. We gebruiken geen Google Signals, advertentiepersonalisatie, remarketing of een koppeling met Google Ads. Google Search Console kan worden gebruikt om de zichtbaarheid in Google Zoeken te beoordelen; het is geen trackingtag op de website. Als de toestemming wordt ingetrokken, worden bestaande analysecookies verwijderd op het apparaat, voor zover de browser dat toestaat.
Interne gebeurtenissen: geselecteerde product- en beveiligingsgebeurtenissen, zoals klikken op ondersteunde functies, klikken op meldingen of gebeurtenissen over de aankoopstatus, worden in beperkte mate aan de serverkant vastgelegd. Deze meting ondersteunt stabiliteit, misbruikpreventie en productverbetering.
Wijzigen en intrekken: je kunt je cookiekeuze op elk moment wijzigen in de banner of het dialoogvenster. Als er nog geen eerdere cookiekeuze is opgeslagen, worden signalen van de browser of het besturingssysteem, waaronder Global Privacy Control, als weigering van analyse behandeld, voor zover ze technisch leesbaar zijn.

6. Ontvangers, verwerkers en externe diensten

Hosting en bedrijfsvoering: serverbeheer, database, opslag en e-mailverzending worden verzorgd door easyname GmbH in Oostenrijk.
E-mail: transactionele e-mails, uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen en berichten aan de groep worden verstuurd via easyname. De e-mailproviders van de ontvangers verwerken e-mails onder eigen verantwoordelijkheid.
Google-diensten: Google Ireland Limited en verbonden Google-bedrijven kunnen betrokken zijn bij Google Tag Manager, Google Analytics, Google Sign-In, Firebase Cloud Messaging, Firebase Authentication in bepaalde mobiele inlogprocessen, Android-diensten en Google Play/Billing.
Apple-diensten: bedrijven van de Apple-groep kunnen betrokken zijn bij Inloggen met Apple, de Apple Push Notification service, de App Store, StoreKit en iOS-systeemdiensten.
App-stores: aankopen en abonnementsbeheer verlopen rechtstreeks via de Apple App Store of Google Play. Wichtlify ontvangt alleen de aankoop- en statusgegevens die nodig zijn voor de controle van rechten.
Externe links: als je links opent naar cadeau-ideeën, winkels, app-stores of andere externe pagina’s, verwerkt de betreffende aanbieder je gegevens onder eigen verantwoordelijkheid.
Autoriteiten en handhaving: gegevens worden alleen verstrekt wanneer dat wettelijk verplicht is, nodig is om aanspraken te handhaven of op basis van je toestemming.

7. Doorgiften buiten de EER

Een deel van de verwerking vindt plaats binnen de EER. Diensten van Google, Apple of andere wereldwijde aanbieders kunnen gegevens echter doorgeven aan de Verenigde Staten of andere derde landen.

Waar nodig vertrouwen we op adequaatheidsbesluiten, met name het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers, modelcontractbepalingen op grond van artikel 46 AVG of andere toegestane waarborgen. Een restrisico op toegang door autoriteiten van derde landen kan niet volledig worden uitgesloten.

8. Bewaartermijnen en verwijdering

Accounts: accountgegevens blijven opgeslagen totdat je je account verwijdert of de verwijdering volgens de productregels wordt uitgevoerd, tenzij wettelijke bewaarplichten gelden.
Land: de landcode wordt vervangen als we een ander land bepalen, en verwijderd als die 24 maanden niet is bepaald, wanneer je je account verwijdert of onmiddellijk nadat je bezwaar hebt gemaakt. Na een bezwaar slaan we voor je account geen land meer op, alleen het tijdstip van je bezwaar, zodat het wordt nageleefd. Als je je account verwijdert, wordt het daar verwijderd; als bewijs dat we je bezwaar hebben nageleefd, bewaart het bedrijfslogboek alleen het feit dat je bezwaar hebt gemaakt en wanneer. Deze regels voor de landcode gelden niet voor de notitie bij een geweigerd verzoek (punt 3): die bevat het land van de weigering, blijft na een bezwaar bestaan, wordt niet voor marketing gebruikt en wordt verwijderd zoals beschreven onder “Geweigerde verzoeken”.
Geweigerde verzoeken: de notitie bij je account wordt verwijderd wanneer je je account verwijdert, en uiterlijk na twee jaar; daarna blijven alleen dagtotalen over, waaruit geen persoon te herkennen is. De telling per land en per dag identificeert geen persoon.
Groepen en leden: gegevens over groepen, deelnemers, uitnodigingen, loting en wensen blijven opgeslagen zolang de groep wordt gebruikt, tot de verwijdering of totdat bewaring niet meer vereist is.
Afbeeldingen en huisstijl: wensafbeeldingen en huisstijlafbeeldingen worden verwijderd of vervangen wanneer de bijbehorende functie, groep of het bestand wordt verwijderd, tenzij een back-up of een verplichte bewaring nog kort blijft bestaan.
Herinnering voor het volgende Secret Santa-seizoen: als je de aanmelding niet binnen 7 dagen bevestigt, verwijderen we je adres. Na de herinneringsmail verwijderen we het onmiddellijk, en uiterlijk 14 maanden na je bevestiging. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de link in de bevestigingsmail; het adres wordt dan onmiddellijk verwijderd, evenals wanneer je een Wichtlify-account met dit adres verwijdert. Zoals bij elke e-mail bewaart het e-maillogboek wanneer we dit adres hebben aangeschreven, ook na een intrekking; hoe lang, staat onder “Logboeken”.
Tokens en codes: magische codes, bevestigingslinks, uitnodigingstokens, API-tokens en pushkoppelingen worden verwijderd of gedeactiveerd na verloop, intrekking, uitloggen, verwijdering van een apparaat of technische opschoning.
Logboeken: server-, fout-, snelheidsbeperkings-, e-mail- en beveiligingslogboeken worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor de bedrijfsvoering, bewijs, beveiliging, misbruikpreventie of wettelijke verplichtingen.
Abonnementen en aankoopgegevens: aankoop- en rechtengegevens worden bewaard gedurende de looptijd van het recht en daarna zolang bewijs, support, boekhouding of juridische aanspraken dat vereisen.
Analyse: analysegegevens worden 14 maanden in Google Analytics bewaard en zijn afhankelijk van je toestemming. Je kunt verdere verwerking intrekken via de cookie-instellingen.

9. Verplichte en optionele gegevens

Gegevens die nodig zijn voor een account, groep, privérol, uitnodigingen, loting, meldingen of Pro-toegang moet je opgeven als je die functies wilt gebruiken. Zonder deze gegevens kan de betreffende functie niet of maar beperkt worden geleverd.

Optionele keuzes zoals bepaalde e-mailinstellingen, pushtoestemming, wensafbeeldingen, huisstijl, vragen tussen gever en ontvanger of toestemming voor analyse kun je weigeren of later wijzigen, zonder dat de basisfuncties volledig verloren gaan.

10. Geautomatiseerde loting

De loting maakt spelindelingen voor de groep. Het is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen in de zin van artikel 22 AVG. Wichtlify maakt geen persoonlijkheidsprofielen en doet niet aan scoring. Voor meldingen en aanbiedingen in de app gebruiken we alleen het land van je account (punt 3); dat heeft voor jou geen rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen.

11. Beveiliging

Wichtlify beschermt gegevens met HTTPS, toegangscontroles, toegang op basis van rollen en tokens, wachtwoordhashing, privéopslag voor uploads, snelheidsbeperkingen, logging van beveiligingsrelevante gebeurtenissen en regelmatig technisch onderhoud. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen; we beperken de toegang tot wat nodig is.

Toegang door onze medewerkers: medewerkers van support en beheer kunnen account- en groepsgegevens bekijken om verzoeken af te handelen, inhoud te modereren en storingen op te sporen, waaronder de indelingen van de loting en de wensen. Voor deelnemers blijft de loting geheim. Elke keer dat medewerkers de loting van een groep openen, wordt dat vastgelegd. Medewerkers zien geen inloggegevens zoals wachtwoorden, codes of persoonlijke links. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, goed werkende dienst (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

12. Jouw rechten

Met inachtneming van de AVG heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken, met werking voor de toekomst.

Waar de verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen, kun je om redenen die verband houden met je bijzondere situatie bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je op elk moment bezwaar maken.

Bezwaar tegen marketing en tegen het land van je account: je kunt op elk moment en zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen ons gebruik van je gegevens voor direct marketing, waaronder het bepalen van het land van je account daarvoor. Schrijf naar kontakt@wichtlify.com. Wij verwijderen dan het opgeslagen land en bepalen het niet meer voor je account. Dit geldt niet voor de controle of je Wichtlify gebruikt vanuit een land waar we het aanbieden (punt 3): die dient niet voor marketing. We bewaren ook de notitie bij een geweigerd verzoek, die het land van dat verzoek bevat; die gebruiken we niet voor marketing.

Stuur voor het uitoefenen van je rechten een e-mail naar kontakt@wichtlify.com. Waar nodig kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren en de betrokken gegevens veilig te kunnen vaststellen.

13. Recht om een klacht in te dienen

Je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name de Oostenrijkse gegevensbeschermingsautoriteit:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wenen, Oostenrijk
Web: https://www.dsb.gv.at
E-mail: dsb@dsb.gv.at

14. Wijzigingen

We werken deze privacyverklaring bij wanneer functies, aanbieders, de wetgeving of verwerkingsactiviteiten veranderen. De actuele versie is beschikbaar op deze pagina.