Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Philip Ullmann
Bürgerstrasse 22
4300 St. Valentin, Österreich
E-Mail: kontakt@wichtlify.com
Web: https://wichtlify.com

Für Datenschutzanfragen erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse. Diese Erklärung gilt für wichtlify.com, die Web-App sowie die iOS- und Android-App, soweit diese Wichtlify-Backenddienste nutzen.

2. Kurzüberblick

Wichtlify verarbeitet personenbezogene Daten, damit du Gruppen anlegen, Mitglieder einladen, Auslosungen durchführen, Wünsche verwalten, Benachrichtigungen erhalten und Pro-Funktionen nutzen kannst.

Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO als vorgesehenen Zweck. Bitte trage solche Daten nicht in Gruppennamen, Freitextfelder, Wunschbeschreibungen, Bilder oder Nachrichten ein.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der Plattform: Konto, Anmeldung, Gruppenverwaltung, private Rollen, Auslosung, Wünsche, Einladungen, Benachrichtigungen und Pro-Berechtigungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Einwilligungen: optionale Analytics-Cookies, Push-Berechtigungen, bestimmte E-Mail-Optionen, die Erinnerung zur nächsten Wichtelsaison und dokumentierte Datenschutzbestätigungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Berechtigte Interessen: Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehleranalyse, Support, interne Produktmessung und Verbesserung stabiler Abläufe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Land deines Kontos: Wenn du angemeldet bist, leiten wir aus der IP-Adresse deiner Anfrage das Land ab, aus dem du Wichtlify nutzt, und speichern es als Ländercode an deinem Konto. Wir verwenden es, um dir in der App Hinweise und Aktionen zu zeigen, die für dein Land gelten, und um zu sehen, in welchen Ländern Wichtlify genutzt wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, dich passend zu deinem Land anzusprechen, einschließlich Direktwerbung in der App, und zu verstehen, in welchen Ländern Wichtlify genutzt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst der Verwendung deines Landes jederzeit und ohne Begründung widersprechen, auch soweit sie der Direktwerbung dient (Abschnitt 12).
Verfügbarkeit in deinem Land: Wenn du ein Konto erstellst, eine Gruppe oder einen Entwurf dafür anlegst oder dich für die Erinnerung zur nächsten Wichtelsaison einträgst, prüfen wir anhand der IP-Adresse deiner Anfrage, ob du Wichtlify aus einem Land nutzt, in dem wir es anbieten (derzeit 44 europäische Länder, darunter alle Länder der EU). Aus einem anderen Land lehnen wir die Anfrage ab. Bei der Anmeldung mit Apple oder Google und auf der Website mit einem Code bestimmen wir das Land ebenfalls, lehnen aber nur ab, wenn dabei ein neues Konto entstehen würde. Andere Anmeldungen und das Zurücksetzen deines Passworts prüfen wir nicht: Mit einem bestehenden Konto kannst du dich aus jedem Land anmelden. Lässt sich das Land nicht bestimmen, lassen wir die Anfrage zu. Bei VPN- oder Proxy-Verbindungen kann die Prüfung falsch ausfallen. Die IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Die Prüfung dient nicht der Werbung. Deshalb findet sie auch statt, wenn du der Verwendung des Landes deines Kontos widersprochen hast (Abschnitt 12). Rechtsgrundlage für die Prüfung ist unser berechtigtes Interesse, Wichtlify nur dort anzubieten, wo wir dafür versichert sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Abgelehnte Anfragen zählen wir je Land und Tag, ohne Bezug zu einer Person. Bist du bei einer abgelehnten Anfrage mit deinem Konto angemeldet, vermerken wir an deinem Konto, wann, aus welchem Land und bei welcher Aktion sie abgelehnt wurde und ob sie von der Website oder der App kam, höchstens einmal pro Stunde. Wie lange wir diesen Vermerk aufbewahren, steht in Abschnitt 8. So können wir Fragen zu einer Ablehnung beantworten, erkennen, ob die Prüfung jemanden zu Unrecht abweist, und nachweisen, dass wir Wichtlify außerhalb der Länder, in denen wir es anbieten, nicht angeboten haben. Rechtsgrundlage für diesen Vermerk ist unser berechtigtes Interesse an diesen Zwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Rechtliche Pflichten: Aufbewahrung von Abrechnungs-, Steuer-, Nachweis- oder Sicherheitsinformationen, soweit dies erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Datenkategorien und Funktionen

Daten erhalten wir von dir selbst, von Gruppen-Admins oder Organisatoren, von eingeladenen Mitgliedern, von deinem Gerät oder Browser, von App-Store- und Anmeldeanbietern sowie aus technischen Systemen, wenn dies für die jeweilige Funktion nötig ist.

Konto und Authentifizierung: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, E-Mail-Bestätigung, Sprache, E-Mail-Einstellungen, Anmelde-Token, App-API-Token sowie bei der Anmeldung mit Google oder Apple die Anbieter-ID, bestätigte E-Mail-Adresse und der übermittelte Name. ID-Tokens werden zur Prüfung verwendet und nicht als Profilinhalt gespeichert.
Land: der aus der IP-Adresse abgeleitete Ländercode (zum Beispiel AT) und der Zeitpunkt, an dem er zuletzt bestimmt wurde. Die IP-Adresse wird dafür nicht gespeichert. Die Zuordnung erfolgt auf unserem Server (Hosting siehe Abschnitt 6) mit der Datenbank „IP to Country Lite“ von DB-IP (IP Geolocation by DB-IP, Lizenz CC BY 4.0); an DB-IP werden keine Daten über dich übermittelt. Für dein Konto bestimmen wir das Land höchstens einmal am Tag. Die Prüfung der Verfügbarkeit in deinem Land (Abschnitt 3) läuft jedes Mal und speichert dafür keine IP-Adresse; was wir bei einer Ablehnung vermerken, steht in Abschnitt 3. Bei VPN- oder Proxy-Verbindungen kann das Land vom tatsächlichen Aufenthaltsort abweichen.
Registrierung und Gruppen: Gruppenname, Veranstaltungsdatum, Budget und Währung, Gruppenart, Einstellungen, Organisatorname, Organisator-E-Mail, Teilnehmernamen, optionale Teilnehmer-E-Mails, Ausschlüsse, Auslosungsstatus und Einwilligungsnachweise mit Zeitstempel, IP-Adresse und Quelle. Wenn du deine Seite in einer Gruppe öffnest, speichern wir, wann du sie zum ersten und zuletzt geöffnet hast. Die Person, die die Gruppe organisiert, sieht diese Angaben, damit sie weiß, wer schon dabei ist.
Einladungen und private Rollen: private Links, Einladungstokens, Claim-Links, Zugriffstokens, gehaltene Einladungen, E-Mail-Bestätigungen und Zustände, die nötig sind, um eine Person einer Gruppe oder privaten Rolle zuzuordnen.
Auslosung, Wünsche und Inhalte: Zuordnungen, Wunschtexte, Wunschbilder, Partnerfragen und Antworten, öffentliche Gruppenübersichten, sichtbare Wunschlisten und optionale Gruppen-Branding-Daten wie Farben oder Bilder.
Rückblick nach dem Fest: Für Pro-Gruppen zählen wir je Mitglied, wie oft es in einer Runde selbst einen Wunsch angelegt oder geändert oder eine anonyme Frage gestellt oder beantwortet hat. Gespeichert wird nur diese Zahl, ohne Zeitpunkt. Daraus entsteht im Rückblick der Gruppe höchstens die Zeile „Am aktivsten“ oder „Am inaktivsten“; die Zahl selbst wird nie angezeigt. Sie wird mit der Gruppe gelöscht.
Benachrichtigungen: In-App-Benachrichtigungen, E-Mail-Logs, Erinnerungen, Broadcasts, Push-Gerätekennungen, Push-Tokens, Plattform, Umgebung, Zugriffstokens und Zustell-/Lesestatus.
Erinnerung zur nächsten Wichtelsaison: Wählst du auf deiner Wichtelseite „Nächstes Jahr erinnern“, speichern wir deine E-Mail-Adresse, deine Sprache, wann du zugestimmt und wann du bestätigt hast, sowie einen Schlüssel für die Abmeldung. Eine Gruppe, einen Namen, ein Konto oder deine IP-Adresse speichern wir dazu nicht; die Gruppe und ihre Organisatoren sehen deine Adresse nicht. Du bekommst zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink und danach eine einzige E-Mail, wenn die nächste Wichtelsaison beginnt (zwischen 1. Oktober und 31. Januar). Bekommt deine Adresse in dieser Saison bereits unsere Einladung an Organisatoren, schicken wir dir keine zusätzliche Erinnerung.
Pro und Käufe: Produkt-ID, Plattform, Transaktions- oder Bestellkennung, Purchase Token, Status, Start-, Ablauf- und Kündigungszeitpunkte sowie Store-Payloads, damit Pro-Zugriff geprüft und synchronisiert werden kann. Die Zahlung selbst läuft über App Store oder Google Play.
Support, Sicherheit und Betrieb: IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel, Rate-Limit-Zähler, Fehlerlogs, Systemereignisse, Admin-Prüfpfade und technische Verbindungsdaten.

5. Cookies, lokaler Speicher, Analytics und interne Messung

Technisch erforderlich: Session-, CSRF-, Locale- und Sicherheitsfunktionen sind erforderlich, damit Anmeldung, Formulare, Sprache, private Links und App-Schnittstellen funktionieren.
Öffentliche Seiten: Landing-, Support-, Legal- und Sitemap-Seiten werden bei einem frischen Aufruf ohne Session-, CSRF- oder Locale-Cookie ausgeliefert. Sprachwechsel nutzen URL-Pfade wie /de oder /en; technisch notwendige Cookies entstehen erst, wenn sie für Anmeldung, Formulare, private Links, Spracheinstellungen oder App-Funktionen nötig sind.
Lokaler Speicher: Die Web-App speichert insbesondere deine Cookie-Auswahl, zum Beispiel consent.v2. Native Apps speichern Authentifizierungs- und Rolleninformationen im Gerätespeicher, soweit dies für die Nutzung nötig ist.
Google Tag Manager und Google Analytics 4: Analytics wird nur aktiviert, wenn du zustimmst. Ohne Zustimmung laden wir keine Google-Tags für Analytics und setzen keine Analyse-Cookies. Wir nutzen dabei keine Google Signals, keine Ads-Personalisierung, kein Remarketing und keine Google-Ads-Verknüpfung. Google Search Console kann zur Auswertung der Sichtbarkeit in der Google-Suche verwendet werden; sie ist kein Tracking-Tag auf der Website. Nach Widerruf werden vorhandene Analytics-Cookies auf dem Gerät gelöscht, soweit dies browserseitig möglich ist.
Interne Ereignisse: Bestimmte Produkt- und Sicherheitsereignisse, etwa Klicks auf unterstützte Funktionen, Benachrichtigungsklicks oder Kaufstatusereignisse, werden serverseitig sparsam protokolliert. Diese Messung dient Stabilität, Missbrauchsschutz und Produktverbesserung.
Änderung und Widerruf: Du kannst deine Cookie-Auswahl jederzeit im Banner oder Dialog ändern. Wenn noch keine frühere Cookie-Entscheidung gespeichert ist, werden Browser- oder Betriebssystemsignale, einschließlich Global Privacy Control, soweit technisch auswertbar als Ablehnung von Analytics berücksichtigt.

6. Empfänger, Auftragsverarbeiter und externe Dienste

Hosting und Betrieb: Serverbetrieb, Datenbank, Speicher und E-Mail-Versand erfolgen über easyname GmbH in Österreich.
E-Mail: Transaktionsmails, Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen und Broadcasts werden über easyname versendet. Die Mailanbieter der Empfänger verarbeiten E-Mails eigenständig.
Google-Dienste: Google Ireland Limited und verbundene Google-Unternehmen können für Google Tag Manager, Google Analytics, Google Sign-In, Firebase Cloud Messaging, Firebase Authentication bei bestimmten Anmeldewegen in den Apps, Android-Dienste und Google Play/Billing beteiligt sein.
Apple-Dienste: Apple-Gesellschaften können für Sign in with Apple, Apple Push Notification service, App Store, StoreKit und iOS-Systemdienste beteiligt sein.
App Stores: Käufe und Aboverwaltung erfolgen direkt über Apple App Store oder Google Play. Wichtlify erhält nur die zur Berechtigungsprüfung erforderlichen Kauf- und Statusdaten.
Externe Links: Wenn du Links zu Geschenkideen, Shops, App Stores oder anderen externen Seiten öffnest, verarbeitet der jeweilige Anbieter deine Daten in eigener Verantwortung.
Behörden und Rechtsdurchsetzung: Daten werden nur weitergegeben, wenn dies rechtlich erforderlich ist, zur Durchsetzung von Ansprüchen nötig ist oder du eingewilligt hast.

7. Übermittlungen in Drittländer

Ein Teil der Verarbeitung findet im EWR statt. Bei Diensten von Google, Apple oder anderen globalen Anbietern können Daten jedoch in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden.

Soweit erforderlich, stützen wir solche Übermittlungen auf Angemessenheitsbeschlüsse, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Empfänger, auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO oder auf andere zulässige Garantien. Ein Restrisiko durch Behördenzugriffe im Drittland kann nicht vollständig ausgeschlossen werden.

8. Speicherdauer und Löschung

Konten: Kontodaten bleiben gespeichert, bis du dein Konto löschst oder eine Löschung nach den Produktregeln durchgeführt wird, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Land: Der Ländercode wird ersetzt, wenn wir ein anderes Land bestimmen, und gelöscht, wenn er 24 Monate lang nicht mehr bestimmt wurde, wenn du dein Konto löschst oder unverzüglich, nachdem du widersprochen hast. Nach einem Widerspruch speichern wir für dein Konto kein Land mehr, nur den Zeitpunkt deines Widerspruchs, damit er beachtet wird. Löschst du dein Konto, wird er dort gelöscht; als Nachweis, dass wir deinen Widerspruch beachtet haben, bleibt im Protokoll des Betriebs nur vermerkt, dass und wann du widersprochen hast. Diese Regeln für den Ländercode gelten nicht für den Vermerk über eine abgelehnte Anfrage (Abschnitt 3): Er enthält das Land der Ablehnung, bleibt auch nach einem Widerspruch bestehen, wird nicht für Werbung genutzt und wird gelöscht, wie unter „Abgelehnte Anfragen“ beschrieben.
Abgelehnte Anfragen: Der Vermerk an deinem Konto wird gelöscht, wenn du dein Konto löschst, spätestens aber nach zwei Jahren; danach bleiben nur Tagessummen, die keine Person erkennen lassen. Die Zählung je Land und Tag lässt keine Person erkennen.
Gruppen und Mitglieder: Gruppen-, Teilnehmer-, Einladungs-, Auslosungs- und Wunschdaten bleiben gespeichert, solange die Gruppe genutzt wird, bis sie gelöscht wird oder bis Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist.
Bilder und Branding: Wunschbilder und Branding-Bilder werden gelöscht oder ersetzt, wenn die zugehörige Funktion, Gruppe oder Datei gelöscht wird, soweit keine Sicherungskopie oder Pflichtaufbewahrung kurzfristig fortbesteht.
Erinnerung zur nächsten Wichtelsaison: Bestätigst du die Anmeldung nicht innerhalb von 7 Tagen, löschen wir deine Adresse. Nach der Erinnerungs-E-Mail löschen wir sie sofort, spätestens aber 14 Monate nach deiner Bestätigung. Über den Link in der Bestätigungs-E-Mail kannst du deine Einwilligung jederzeit widerrufen; die Adresse wird dann sofort gelöscht, ebenso, wenn du ein Wichtlify-Konto mit dieser Adresse löschst. Wie bei jeder E-Mail bleibt im E-Mail-Protokoll vermerkt, wann wir an diese Adresse geschrieben haben, auch nach einem Widerruf; wie lange, steht unter „Logs“.
Tokens und Codes: Magic Codes, Bestätigungslinks, Einladungstokens, API-Tokens und Push-Zuordnungen werden nach Ablauf, Widerruf, Abmeldung, Gerätelöschung oder technischer Bereinigung gelöscht oder deaktiviert.
Logs: Server-, Fehler-, Rate-Limit-, Mail- und Sicherheitslogs werden nur so lange aufbewahrt, wie es für Betrieb, Nachweis, Sicherheit, Missbrauchsschutz oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
Abos und Kaufdaten: Kauf- und Berechtigungsdaten werden für die Dauer der Berechtigung und anschließend so lange gespeichert, wie Nachweise, Support, Buchhaltung oder rechtliche Ansprüche dies erfordern.
Analytics: Analytics-Daten werden in Google Analytics für 14 Monate aufbewahrt und richten sich nach deiner Einwilligung. Du kannst die künftige Verarbeitung über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

9. Erforderliche und freiwillige Angaben

Daten, die für Konto, Gruppe, private Rolle, Einladungen, Auslosung, Benachrichtigungen oder Pro-Zugriff erforderlich sind, müssen bereitgestellt werden, wenn du diese Funktionen nutzen möchtest. Ohne diese Daten kann die jeweilige Funktion nicht oder nur eingeschränkt angeboten werden.

Optionale Angaben wie bestimmte E-Mail-Einstellungen, Push-Berechtigungen, Wunschbilder, Branding, Partnerfragen oder Analytics-Einwilligungen kannst du ablehnen oder später ändern, ohne die Grundfunktionen vollständig zu verlieren.

10. Automatisierte Auslosung

Die Auslosung erzeugt Spielzuordnungen für die Gruppe. Sie ist keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wichtlify erstellt keine Persönlichkeitsprofile und betreibt kein Scoring. Für Hinweise und Aktionen in der App verwenden wir nur das Land deines Kontos (Abschnitt 3); daraus entstehen keine rechtlichen oder ähnlich erheblichen Wirkungen für dich.

11. Sicherheit

Wichtlify schützt Daten durch HTTPS, Zugriffskontrollen, rollen- und tokenbasierte Zugriffe, Passwort-Hashing, private Speicherräume für Uploads, Rate Limits, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und regelmäßige technische Pflege. Kein System kann absolute Sicherheit garantieren; wir begrenzen Zugriffe auf das notwendige Maß.

Zugriff durch den Betrieb: Mitarbeitende in Support und Administration können zur Bearbeitung von Anfragen, zur Moderation und zur Fehlersuche die Daten von Konten und Gruppen einsehen, einschließlich der Zuordnungen der Auslosung und der Wünsche. Für teilnehmende Personen bleibt die Auslosung geheim. Jeder Aufruf einer Auslosung durch den Betrieb wird protokolliert. Zugangsdaten wie Passwörter, Codes und private Links sehen die Mitarbeitenden nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen.

Widerspruch gegen Werbung und das Land deines Kontos: Du kannst jederzeit und ohne Begründung widersprechen, dass wir deine Daten für Direktwerbung nutzen, auch dass wir dafür das Land deines Kontos bestimmen. Schreib dafür an kontakt@wichtlify.com. Danach löschen wir das gespeicherte Land und bestimmen es für dein Konto nicht mehr. Ausgenommen ist die Prüfung, ob du Wichtlify aus einem Land nutzt, in dem wir es anbieten (Abschnitt 3): Sie dient nicht der Werbung. Auch den Vermerk über eine abgelehnte Anfrage, der deren Land enthält, behalten wir; wir nutzen ihn nicht für Werbung.

Zur Ausübung deiner Rechte schreibe an kontakt@wichtlify.com. Wir können zusätzliche Angaben verlangen, wenn sie nötig sind, um deine Identität und die betroffenen Daten sicher zuzuordnen.

13. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der österreichischen Datenschutzbehörde:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien, Österreich
Web: https://www.dsb.gv.at
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Anbieter, Rechtslage oder Verarbeitungsvorgänge ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.