Leitfaden

Wichtelgruppe online organisieren – alles, was du wissen musst

Wichtelgruppe online organisieren – Illustration mit Geschenken

Was ist Wichteln (Secret Santa)?

Beim Wichteln zieht jede Person zufällig eine andere Person und macht ihr ein Geschenk – anonym oder offen, je nach Runde. International heißt das oft Secret Santa. Varianten:

Synonyme/Regional: Engerl–Bengerl (AT), Julklapp (norddeutsch/Skandinavien), Wichteln/Adventwichteln u. a.

Wie funktioniert Wichtlify in der Praxis?

Wichtlify nimmt dir Koordination ab, bleibt aber flexibel. Das sind die Bausteine:

  • Gruppe: Ort für alle Teilnehmenden, Einstellungen & Hinweise.
  • Wünsche: Jede Person kann Wunschlisten pflegen – vor und nach der Auslosung.
  • Auslosung: Fair, ohne Doppelzuordnung & Selbstziehungen; Ausschlüsse (z. B. Paare/Teams) werden beachtet.
  • Benachrichtigungen (optional): E-Mails informieren über Auslosung und Wunsch-Updates (mit Opt-in).

Rollen & Links

Admin-Link (geheim)
Nur für die/den Organisator: Gruppe verwalten, Mitglieder anlegen, Auslosung starten/überschreiben.
Gruppenlink (teilen)
Öffentlicher Einladungslink. Je nach Einstellung dürfen sich Mitglieder selbst registrieren.
Persönlicher Link
Für jedes Mitglied individuell. Zeigt alle Infos; nach der Auslosung auch, wen man beschenkt.
Hinweis: Admins können persönliche Links einsehen. Teile die Links idealerweise über die Teilen-Funktion, ohne sie zu öffnen – so bleibt die Zuordnung für dich verborgen.

Mitglieder-Registrierung: zwei Wege

A) Selbstregistrierung (per Gruppenlink)

  • Admin schaltet in den Gruppeneinstellungen die Selbstregistrierung an.
  • Mitglieder tragen sich über den Gruppenlink selbst ein.
  • E-Mail ist optional; für Benachrichtigungen muss die Adresse bestätigt werden.

Ideal für technikaffine Gruppen oder große Runden.

B) Admin legt Mitglieder an

  • Selbstregistrierung ist aus; der Admin erfasst alle Personen.
  • Wird eine E-Mail hinterlegt, muss die Person sie bestätigen, um Mails zu erhalten.
  • Jede Person bekommt ihren persönlichen Link (teilen ohne Ergebnis einzusehen).

Ideal, wenn nicht alle selbstständig oder technisch versiert sind.

E-Mail-Benachrichtigungen (optional)

  • Aktiviere Benachrichtigungen in der Gruppe.
  • Mitglieder erhalten Mails, wenn sie eine E-Mail hinterlegt und bestätigt haben.
  • Benachrichtigungen informieren über: Auslosung sowie neue/aktualisierte Wünsche der zu beschenkenden Person.
  • Für die Auslosung müssen nicht alle E-Mails schon bestätigt sein.

Wünsche & Gruppenhinweise

Mitglieder können ihre Wünsche jederzeit eintragen – vor oder nach der Auslosung.

  • Admin kann Budget, Termin, Ort und Regeln als Gruppenhinweise hinterlegen.
  • Wünsche können (je nach Einstellung) nur vom Wichtel gesehen werden – oder sichtbar für alle.

Auslosung: fair & fehlertolerant

Tipp: Kommuniziere ein Wunschlisten-Deadline vor dem Termin (z. B. „bitte bis 5.12. eintragen“).

Empfohlener Ablauf (Checkliste)

  1. Gruppe anlegen & Grundeinstellungen setzen (Budget, Termin, Sichtbarkeit der Wünsche).
  2. Registrierungsmodus wählen (Selbstregistrierung oder manuell vom Admin).
  3. Gruppenlink teilen oder persönliche Links verschicken.
  4. Optional: E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren; Mitglieder um Bestätigung ihrer E-Mail bitten.
  5. Wenn alle an Bord sind: Auslosung starten.
  6. Wünsche pflegen lassen; bei Änderungen werden (bestätigte) Wichtel informiert.

FAQ

Ist eine E-Mail für Mitglieder Pflicht?
Nein. E-Mail ist optional. Wer Benachrichtigungen erhalten möchte, hinterlegt und bestätigt seine Adresse.

Sehen Admins die Auslosung?
Admins sehen die Zuordnung nicht automatisch. Teile die persönlichen Links, ohne sie zu öffnen, damit die Ergebnisse verborgen bleiben.

Können wir die Selbstregistrierung später schließen?
Ja. Du kannst sie jederzeit beenden und nur noch manuell Mitglieder anlegen.

Was passiert bei verspäteten Teilnehmenden?
Der Admin kann die Auslosung überschreiben und erneut ziehen, sodass alle fair berücksichtigt werden.

Ab wann kann man Wünsche eintragen?
Ab dem Zeitpunkt der Registrierung/Anlage – auch vor der Auslosung.

Los geht’s

Erstelle deine Gruppe und teile den Gruppenlink – Wichtlify kümmert sich um den Rest.

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